Prowadzenie księgowości jeszcze do niedawna polegało przede wszystkim na wpisywaniu rzędów cyferek w specjalnych księgach. Nowoczesny księgowy jednak ma do dyspozycji nie tylko sprawny sprzęt komputerowy, ale również pomocne oprogramowanie, takie jak System Symfonia. Jak w takim razie wybrać program dla księgowości, który będzie spełniał wszystkie wymagania? Jakie kryteria należy przede wszystkim zastosować?
Określenie posiadanych wymagań
Priorytetowe znaczenie ma określenie własnych wymagań. Inne oprogramowanie bowiem sprawdzi się w dużych firmach, w których prowadzone są skomplikowane obliczenia, a inne w niewielkim przedsiębiorstwie, w jakim księgowością w dużej mierze zajmują się właściciele. Pod uwagę należy wziąć rodzaj księgowości: pełną lub uproszczoną. Dodatkowo, ważna jest wielkość firmy oraz środki, które zamierza się spożytkować na zakup oprogramowania. Naturalnie, koszty absolutnie nie powinny być najistotniejsze, stanowią bowiem bardziej skalę porównawczą dla atrakcyjności oferty w odniesieniu do zaproponowanych warunków. Program dla księgowości można kupić za kilkaset lub kilka tysięcy złotych. Cena zależy od stopnia jego skomplikowania. Małym firmom z powodzeniem wystarczą proste, relatywnie tanie rozwiązania. System ponadto musi być rozwojowy, ponieważ najczęściej ma służyć przez okres kilku lat. Regularność aktualizacji to także kryterium, jakie koniecznie należy mieć na uwadze.
Opieka posprzedażowa
Producent oprogramowania powinien roztoczyć nad klientem parasol opieki posprzedażowej. Oznacza to, że najlepiej decydować się na programy, które w cenie oferują również wdrożenie systemu, jego aktualizowanie oraz usuwanie ewentualnych awarii. Oczywiście, warto jest przeanalizować sposób prowadzenia takiej opieki. Może się bowiem zdarzyć, że w teorii gwarantowana jest pomoc konsultanta, jednak w praktyce na jego przyjazd trzeba czekać nawet kilka dni. W tym celu niezbędne jest sprawdzenie opinii o usługodawcy. Jakość opieki powdrożeniowej nierozerwalnie związana jest z kwestią ceny. Zazwyczaj, bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest kupienie droższego oprogramowania, które gwarantuje rozbudowane wsparcie techniczne.
Podstawowe funkcje programów
Niezależnie od tego, czy jest się gigantem o ogromnym znaczeniu rynkowym czy świeżym start – up’em, wybierane programy dla księgowości powinny posiadać pewne najważniejsze funkcje, jak chociażby opcję odpowiedniego powiększania tak zwanego „planu kont”. Możliwość rozwinięcia musi dotyczyć przede wszystkim kont syntetycznych i analitycznych. Dzięki temu, firma będzie miała pełniejszy obraz kosztów poszczególnych projektów, jakie realizuje w tym samym czasie. Dodatkowo, wskazane jest, by program gwarantował dostęp do finansowych sprawozdań. W tym celu niezbędne jest skorelowanie prowadzonych kont księgowych z tabelami, zarówno bilansu, jak i rachunku. W miarę możliwości, warto jest skorzystać z wersji demo oprogramowania, jakie zamierza się zakupić, najlepiej przez kilka dni, by sprawdzić jego funkcjonowanie w praktyce.
O autorze: Bartosz Hołek, absolwent wydziału ekonomii UW, prowadzi bloga www.konsultantbiznesu.pl